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Detaillierte Bestimmungen für die Abwicklung von Aufträgen
1. Der Kunde überreicht dem Übersetzungslieferanten eine Anfrage bezüglich der Abwicklung vom Auftrag entweder per E- Mail, Fax oder postalisch. Er soll den erwarteten Abwicklungstermin nennen. Er soll, laut seiner Wahl, alle anderen für die Abwicklung des Auftrags wesentliche Informationen und Vorgaben dem Übersetzungslieferanten zur Verfügung stellen. Allgemeine Fragen zur Abwicklung des Auftrags können auch telefonisch gestellt werden.

2. Der Übersetzungslieferant unterzieht anschließend die Anfrage des Kunden einer Auswertung mit Berücksichtigung von Vorgaben des Kunden zur Abwicklung des Auftrags und schätzt, ob der Auftrag in dem vom Kunden genannten Zeitraum übersetzt werden kann.

3. Der Vertragsabschluss zwischen dem Kunden und dem Übersetzungslieferanten erfolgt nach Erhalt einer Bestellung vom Kunden. Anschließend schickt der Übersetzungslieferant eine Bestätigung der Annahme der Bestellung an den Kunden zurück. Die Parteien sollen den endgültigen Liefertermin vereinbaren und alle anderen wesentlichen Bedingungen der Abwicklung besprechen. Solche Vereinbarungen können mit E- Mail, mündlich per Telefon, per Fax oder persönlich im Sitz vom Kunden oder Übersetzungslieferanten getroffen werden. Alle mündlich getroffenen Vereinbarungen müssen entsprechend nachweisbar sein und vom Übersetzungslieferanten eingetragen/ registriert werden. Der Übersetzungslieferant ist vor dem Abschluss des Vertrags, d.h. vor der Erfüllung der oben aufgeführten Bedingungen, nicht dazu verpflichtet, mit dem Auftrag zu beginnen.

4. Der Übersetzungslieferant registriert jede Bestellung und jeden Auftrag mit allen Voraussetzungen und Vorgaben zu seiner Abwicklung, d.h. unter anderem die sprachlichen Aspekte: Übereinstimmung mit den Vorgaben des Kunden bezüglich Sprachstil, Terminologie, Anpassung der Übersetzung an die Zielgruppe ihrer Empfänger, Aktualisierung vom Wortschatz, Formatierung usw.

5. Wenn es notwendig ist, unterzieht der Übersetzungslieferant die für die Übersetzung zur Verfügung gestellten Vorlagen einer Vorbereitung. Diese Vorbereitung kann unter anderem Vorbereitung für die computerunterstützte Übersetzung, Konversion von pdf- oder anderen Dateiformaten, Recherche nach Hilfsmaterialien in den internen oder externen Ressourcen, Erkennung vom Fachwortschatz, der standardweise vom Kunden z.B. auf seiner Internetseite eingesetzt wird, zwecks der Sicherstellung der besten Qualität der Übersetzung, umfassen.

6. Jeder eingetragene und freigegebene Auftrag wird einer zuständigen Person überreicht, die entweder zu den internen und/ oder externen Personalressourcen gehört. Diese Person muss die Erfüllung der Vorgaben vom Kunden sicherstellen. Jede Zuweisung wird registriert.

7. Der übersetzte Text soll einer zweistufigen Verifizierung unterzogen werden. Die erste Stufe der Verifizierung umfasst die Überprüfung der bestehenden Integrität des Zieltextes (ist wirklich alles da?), sowie das Einfügen/ die Anordnung der graphischen Zeichen, andere ähnliche Editionsmaßnahmen und auch Markierung der Stellen im Zieltext, die Zweifel wecken. Die zweite Stufe der Verifizierung besteht in einer Revision von einem Prüfer, der über entsprechende sprachliche und sachliche Kompetenzen verfügt. Die Verifizierung umfasst den Vergleich von Quell- und Zieltexten in Hinsicht auf die terminologische Einheitlichkeit, grammatikalische Richtigkeit, Sprachregister und Sprachstil. Der Übersetzungslieferant kann sich das Recht auf eine eingeschränkte Verifizierung vorbehalten, im Fall, wenn der Umfang des Auftrags so groß ist, dass in dem vom Kunden gewünschten Zeitraum keine zweistufige Verifizierung stattfinden kann. Der Übersetzungslieferant muss in diesem Fall dem Kunden eindeutig Bescheid sagen und seine Freigabe erhalten.

8. Wenn der Auftrag auch redaktionelle Verarbeitung des Zieltextes umfasst, führt der Übersetzungslieferant redaktionelle Verarbeitung also eine Auswertung und Anpassung des Zieltextes, laut den eventuellen Wünschen und Anforderungen vom Kunden, durch. Eine redaktionelle Überarbeitung ist dann besonders empfehlenswert, wenn Texte übersetzt werden, die zur Veröffentlichung vorgesehen sind, die als Werbesprüche dienen oder Marketingrolle spielen.

9. Der Übersetzungslieferant führt die Übersetzungsdienstleistungen in drei grundlegenden Moden aus: Standard-, Schnell- und Expressmodus. Die Verwendung eines bestimmten Modus hängt vom Umfang des Quelltestes ab, der an einem Arbeitstag laut den Vorgaben zum Auftrag übersetzt werden muss, sowie laut der Preisliste oder der Absprache mit dem Kunden.

10. Im Fall, wenn Absprache mit dem Kunden zum Modus fehlt, nimmt der Übersetzungslieferant an, dass der Auftrag im Standardmodus zu erledigen ist.

11. Für den Bedarf der Verwendung von Abwicklungsmoden, werden folgende Bestimmungen für Auftragsannahme festgelegt:
a) wenn eine Bestellung den Übersetzungslieferanten nach 16.00 Uhr am Arbeitstag erreicht, dann wird sie als eine Bestellung eingetragen, die am nächsten Tag um 8.00 Uhr entgegengenommen wurde.
b) Wenn eine Bestellung den Übersetzungslieferanten an einem arbeitsfreien Tag erreicht, dann wird sie als eine Bestellung eingetragen, die beim Lieferanten am nächsten Arbeitstag um 8.00 Uhr eingetroffen worden ist.

12. Nach der Abwicklung eines Übersetzungsauftrags oder einer anderen abweichenden Dienstleistung, die aber mit Entstehung eines Zieltextes (also auch Verifizierung, Überarbeitung, Aktualisierung usw.) endet, liefert der Übersetzungslieferant dem Kunden den Zieltext in einer mit ihm vereinbarten Weise, oder - falls keine Lieferweise vereinbart wurde - in einer Art und Weise, die bei der Zustellung vom Text vom Kunden gewählt wurde.

13. Die oben beschriebenen Bestimmungen für die Bearbeitung der Anfragen, Bestellungen und Abwicklung von Aufträgen gelten auch dementsprechend für die Dolmetschaufträge. Nach Abschluss eines Dolmetschauftrages bestätigt der Kunde auf einem bestimmten Formular die Dauer des Einsatzes eines vom Lieferanten zur Verfügung gestellten Dolmetschers. Das Muster dieses Formulars bildet auch Anhang Nr. 3 zu diesem Vertrag. Bei der Aufnahme der Einsatzdauer eines Dolmetschers wird jede angefangene Einsatzstunde, an der der Dolmetscher kürzer als halbe Stunde gearbeitet hatte, zu einer vollen halben Stunde abgerundet. Bei der Aufnahme der Einsatzdauer eines Dolmetschers wird jede angefangene Einsatzstunde, an der der Dolmetscher länger als halbe Stunde gearbeitet hatte, zu einer vollen Stunde abgerundet.